勤務表作成ソフトのミニ知識

経営学者(h-MBA)から見た勤務表システム・・・

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シフト勤務表作成ソフト「勤夢表」は、勤務表でお困りの病院、福祉施設、会社の経費節減にお役にたちます。
これを知ると、今までに掛かっているた作成経費を大幅に削減できます。

勤務表に関するご相談は・・・

勤務表作成のポイント

勤務表を初めて作成する方から、効率よく作成したい方まで、作成するときのポイントをまとめてみました。

勤務表を作るには

一日の必要人数を求める・・

1日の勤務を行うのに必要な人数を確保しておく必要があります。また、シフト勤務の場合、人手が必要な時間帯に配置されていなければならないことも考慮してシフト勤務を組むようにします。

常時同じ人数が必要な場合は、24時間を3人でシェアすれば8時間づつで3人を回せばいいわけですが・・

引き継ぎ時間が必要な職種や看・介護職などの様に「食事の配膳に人手が必要で夜間はあまり必要ない」などの特殊性のある勤務では、更に人員配置に配慮が必要です。

【一日の時間帯別の勤務を考える】

上の図は模擬的に勤務を表示したものです。

0時から翌0時までを1サイクルとしてどのように人数が配置されるかわかります。

朝の7時台は食事介助や配膳準備などで人手が必要なため通常勤務以外に早番を1名配置するようにしています。

同様に17時からは遅番が夕食の配膳で1名配置されています。

このように夜勤が連続(16時間)しない勤務を3交代勤務と言います。2交代勤務は昼夜の連続勤務の区分で構成されます。

勤務表は誰がどのくらいかけて作ってるか

職員の希望が出てから勤務表が出来上がるまでの時間が作成経費です
勤務表は最低でも出来上がるまで1日から多い人で1週間かかっています。
それは、多くの希望を優先しているため、複雑な勤務表になり難しくなっているからです。

どうして看護師長が勤務表を作成するの?
勤務表は病院の場合、看護師長が作っているのが通例です。
これは、管理者として業務を把握しなければならないためで、個人の事情を把握していることにより業務分担された結果です。

看護師長が勤務表を作る経費を計算してみます

<看護師長の月給を40万円として計算した場合>
最低必要経費=月給×15%=6万円
看護師長1人あたりの月間経費=46万円
看護師長1人当たりの時給経費=2,875円
<勤務表作成時間>16時間かかったとして算定

看護師長が作成するのに必要な作成経費は・・

16時間×2,875円=46,000円/1部署

病院では最低2部署以上の勤務表が作成されています。

年間経費に直すと100万円ものお金がかかっていることになります。

勤務表作成ソフトを導入していますが・・

勤務表作成のソフトはたくさんあります

100万円程度が主流ですね・・
ほとんどの勤務表ソフトは1年以内に本来の使われ方でなく、データ集計用になっているようです。
これは、職員の出入りにより当初のシステム設定が維持できなくなっているのが原因と考えられます。
保守契約により設定データの変更をまめに行っている場合はこのような心配はありませんが、ほとんどの病院では使われなくなっています。

どうして使われなくなるのか?

勤務表をコンピューターが作成するのにはルールをPCに教え込まなくてはなりません。

勤務表を作る上でのルールをPCに教え込むわけですから、看護師長が職員の勤務情報を全て設定する必要があります。
看護師長も最初は職員の追加修正とルール変更をしていますが・・細かい設定はそのうちしなくなってしまい「集計ソフト」になってしまうようです。
決して難しい作業ではなく、継続が必要な作業なのです。

勤務表は夜勤と公休が決まれば80%は完成です。

勤務表を作る場合、最初に夜勤から配置します
これは、勤務表は「マス取りゲーム」だからです。
20人の職員の勤務表を作る場合、30日だとしたら600マスに勤務を配置する必要があります。
後になればなるほど空いているコマの数は減り、移動し辛くなるからです。

しかし、職員間の組み合わせや休みの希望、職務上の制限などを加味するだけでも大変な労力を必要とします。
夜勤と公休配置さえできてしまえば、人員を埋めるだけですむので、「夜勤配置」が勤務表作成の「胆」になる訳です。
夜勤とは決まっていませんが、今作成中の「勤務表」に「最初に配置する勤務記号」が第一優先勤務と言えます。
家を建てる時の土台や骨組みと言っていいでしょう。
骨組みさえ出来てしまえば、周りを囲うだけなので誰でもできるでしょう。

「勤務表が全自動で作成できます」こんなことは不可能です

師長さんは看護師さんの体調や家庭の都合なども知って「勤務表」を作成しています。
だから、勤務表ソフトは「作成を助けるソフト」であればいいのです。

頭の中に全ての勤務ルールを把握している師長さんは居ません。大まかに把握しているので手書きで作成する時は「メモ」を見ながら作成しています。
そのメモになるのがコンピュータで、予め設定されている条件に合った配置を提案してくれます。それを師長さんが修正して作成するのです。
「勤夢表」は師長さんの作成手順をトレースして、勤務ごとに配置し、その勤務の実施回数と必要人数を確認しながら配置するように作られています。
また、週間勤務表に画面を切り替えて、勤務記号ごとに「職員の名前」で表示できるようにしています。

例えば1月1日の「夜勤」の欄に山田さんと石田さんと戸田さんが入っていたが・・・などと顔をイメージして修正できるようにしています。

骨組みを作るのが「勤務表ソフト」です

集計はコンピューターの得意技

勤務表作成の上で作成者を悩ませるのが、勤務ごとの人数集計や回数集計です。

ほとんどの勤務表は、小さいマスに記号が配置されていますが、縦横を数えるのは大変です。

コンピューターは、条件を入れてしまえば集計は瞬時にしてくれます。

配置と集計を自動でしてくれるのが「勤務表ソフト」なのです。

※集計が自動でできるだけでも作成時間が大幅に減少します。

勤務表ソフトを使って時間を有効に使用

看護師長の勤務表作成コストは4万6千円

しかし、コストは時間に対しての金額ですが、空いた時間を生産に向けることを忘れてはいけません。

ベテラン師長さんがパートさんの代わりに診察室に入ったとしたら、先生の効率も上がることでしょう。

医師の効率を上げることが、間接的に利益向上につながってきます。

つまり、看護師長の医療労働時間=利益と言うことができます。

この機会に勤務表作成にかかる時間を考えてみてはいかがですか?

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